Главная > Управление пользователями > Создание ящика ресурса

Создание ящика ресурса

imageПочтовый ящик ресурса — это специальный почтовый ящик, предназначенный для резервирования места и оборудования. После создания почтового ящика ресурса администратором пользователи легко смогут зарезервировать место и оборудование, включив его в приглашения на собрания.

Доступны следующие типы почтовых ящиков ресурсов.

  • Почтовый ящик помещения (Room). Такой почтовый ящик назначается для определенного физического местоположения — конференц-зала, аудитории, лаборатории.
  • Почтовый ящик оборудования (Equipment). Такой почтовый ящик назначается ресурсам, которые не имеют определенного местоположения — переносным компьютерам, аудиовизуальному оборудованию, транспортным средствам.

Outlook Live позволяет создавать почтовые ящики ресурсов и управлять ими с помощью Windows PowerShell.

Создание и настройка ресурса

imageДля начала необходимо создать ящик. Вы можете сделать это как вручную, когда требуется только один ресурс, или с помощью любых других способов. Самый простой – импорт CSV-файла и создание ящиков с помощью PowerShell (инструкция по использованию http://help.outlook.com/ru-ru/140/cc546278.aspx). При этом в цикле создания ящиков можно выполнить все командлеты, включая и настройку расширенных параметров (смотрите ссылку в конце записи).

1. Создание ящика

Мы создадим самый простой ящик с помощью Exchange Control Panel (иллюстрация справа).

2. Измените тип ящика на помещение:

Set-Mailbox confroom10 -Type Room

3. Настройте автоматическую обработку приглашений:

Set-CalendarProcessing confroom10 -AutomateProcessing AutoAccept

4. Проверьте список ресурсов:

Для того, чтобы увидеть список ресурсов, в нашем случае – помещений, выполните командлет (для списка оборудования используйте параметр EquipmentMailbox):

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox

Добавление ресурса к приглашению на собрание

Создайте обычное приглашение на собрание, щелкните на названии раздела “Выбор помещений” и выберите “Другие…”.

image

Если вы знаете название помещения, то можете установить курсор в поле “Добавить помещение” и набрать название. При этом будет отображена вплывающая подсказка, позволяющая выбрать необходимое помещение.

Вы увидите список помещений. Выберите необходимое (одно или несколько) и нажмите кнопку “Помещения –>”. Выделенные помещения скопируются в текстовое поле. Нажмите “ОК”.

image

Если у вас много помещений, хорошей практикой является разработка системы наименований на основе позиционной системы классификации. Например, если за основу взять иерархию: филиал, здание, этаж, номер аудитории, количество мест – то примерное название ресурса может выглядеть так: “Конференц-зал:Пермь/Пушкина/3-21/16”. При необходимости увидеть все помещения на улице Пушкина будет достаточно ввести “Пушкина” в поле поиска.

Ресурс отобразится в списке “Помещений”. Обратите внимание на раздел информации о доступных ресурсах и помещениях в правом-нижнем углу. Для выбора подходящих помещений отметьте флажком необходимые.

image

На вкладке “Встреча” введите Тему и описание мероприятия.

image

Если в запрашиваемый период отмеченное помещение свободно, Вы получите сообщение о принятии приглашения.

image

Давайте создадим новое собрание. Если вы часто резервируете одни и те же помещения, вы можете воспользоваться функцией “Добавить все последние помещения”.

image

Теперь наглядно видно, что в запрашиваемое время оба ресурса заняты: и пользователь Anton Mamichev, и помещение Conf Room 10.

image

При этом в помощнике в правом-нижнем углу видны рекомендации по доступности: в 23:00 нет доступных помещений и только 1 из 2 ресурсов свободен. Зато видно, что в 23:30 есть доступное помещение и оба ресурса свободен. Если вы щелкнете на этом варианте, то время встречи автоматически изменится и будет отмечено выбранное помещение.

image

После отправки приглашения вы получите уведомление о принятии приглашения помещением “Conf Room 10”.

image

Кстати, при открытии приглашения в новой вкладке вы сможете увидеть ответы участников и ресурсов.

image

Отклонение резервирования

Давайте посмотрим, что произойдет, если мы попробуем занять конференц-зал, когда он уже забронирован.

image

Приглашение было отклонено из-за наличия конфликтов. При этом в ответном письмо будет указано имя организатора и время конфликта.

image

Дополнительные параметры

Вы можете настраивать различные дополнительные параметры, например:

  • Имя существующего почтового ящика ресурса — Conf Room 10
  • Максимальный срок, за который можно зарезервировать ресурс — 90 дней
  • Представители ресурса, принимающие и отклоняющие запросы на резервирование ресурса — только существующая группа с именем «Administrative Staff»
  • Пользователи, которые могут автоматически резервировать ресурс — никто
  • Пользователи, которые могут отправлять запросы на резервирование ресурса представителям ресурса для утверждения — только существующая группа с именем «All Graduate Students»
  • Пользователи, которые могут автоматически резервировать ресурс, если он доступен, или запрашивать у представителя ресурса подтверждение на замену существующего резервирования, вызывающего конфликт — только существующая группа с именем «All Faculty»
    Чтобы настроить эти параметры, достаточно выполнить командлет.

Set-CalendarProcessing «Conf Room 10» -BookingWindowInDays 90 -ResourceDelegates «Administrative Staff» -AllRequestInPolicy $false -RequestInPolicy «All Graduate Students» -RequestOutOfPolicy «All Faculty»

Более подробная информация по адресу: http://help.outlook.com/ru-RU/140/dd569932.aspx .

Реклама
  1. Комментариев нет.
  1. No trackbacks yet.

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: